Chat boxes i kontorslandskap

Utnyttja kontorsytor och arbetstid med finess

Felicia Berglund Arbetsplats Leave a Comment

För bara ett tiotal år sedan var den absolut vanligaste kontorsutformningen så kallade cellkontor, där anställda hade sina egna rum och kunde stänga dörren om sig. Idag ser det lite annorlunda ut. Även om cellkontor fortfarande finns kvar, så har de öppna planlösningarna i form av landskap och aktivitetsbaserade ytor blivit allt vanligare. Dessutom har företag blivit mycket mer mötesintensiva, vilket ställer andra krav på hur arbetsplatser utformas för att få ut så mycket som möjligt av ytorna. Ett stort misstag väldigt många företag gör är att bygga för stora konferensrum…

Typiskt konferensrum med 8 stolar

Konferensrum – de dolda kvadratmetertjuvarna

Företag har generellt sett överdimensionerade konferensrum. Ofta ser man 1-2 personer sitta i ett rum anpassat för 8-10 personer. Faktum är att 50-70% av alla svenska möten består av 1-4 personer(!) En mötesdeltagare är det absolut vanligaste d.v.s. att någon bokar ett mötesrum och använder det själv, t.ex. för ett telefon- eller Skypemöte. I andra hand är två deltagare vanligast, sedan tre deltagare o.s.v. I den extensiva användardata* vi har tillgång till, ser vi dessutom att ”en-persons-möten” ökar. Hur ser det ut hos er – är minst 50% av mötesrummen verkligen anpassade för 1-4 personer…?

Varför har vi då så stora konferensrum kan man fråga sig? Förmodligen är det en kvarleva från förr då det hölls betydligt färre möten och de främst involverade ledning och chefer – tänk ”board room”. Statistiken talar dock sitt tydliga språk att det snarare är fler, mindre rum som företag behöver – till exempel s.k. fokusrum och phone booths.

Fördelarna med mindre mötesrum och phone booths

  • Mindre mötesrum ger plats för fler rum = mindre "döyta".
  • Fler rum ger ökad rumstillgänglighet vilket ökar möjligheten till spontanmöten. Visste du förresten att hela 25% av alla bokade möten är spontanmöten?!
  • Enklare att anpassa rummen efter olika behov jämfört med stora, vräkiga konferensrum.
  • Phone booths lämpar sig särskilt bra i kontorslandskap då de stänger ute ljud – både för den som pratar och för att inte störa kollegor.
Phone booths eller chat boxes
Phone booths eller chat boxes från Moelven.

Bjud inte in för många personer till ett möte

Det är inte bara kontorsytorna vi behöver bli bättre på att utnyttja smartare, utan också anställdas arbetstid. Jag menar, hur många gånger har man inte suttit i ett möte och undrat varför man är där? Ett mycket vanligt problem vi ser är att det ofta bjuds in alldeles för många personer till ett möte. Det verkar som att vi människor har en orimlig förkärlek för cc-fältet när vi skickar mötesinbjudningar, lite ”ju fler desto bättre”-tänket. Vår förklaring till detta är dels att vi bjuder in ”för säkerhets skull”, att vi inte vill trampa någon på tårna (särskilt vi svenskar) eller att någon ska känna sig utanför. Goda intentioner? Absolut. Men vad händer med effektiviteten?

Inte nog med att våra konferensrum oftast är för stora i förhållande till hur ofta alla platser faktiskt används, så är stora möten i sig sällan produktiva. SpaceX- och Tesla-grundaren Elon Musk är känd för att utmana befintliga föreställningar om hur saker och ting ska gå till. För Musk är det effektivitet och produktivitet som ska leda vägen. Nyligen uppmanade han sina anställda att inte delta i för stora möten:

"Excessive meetings are the blight of big companies and almost always get worse over time. Please get [rid] of all large meetings, unless you're certain they are providing value to the whole audience, in which case keep them very short."

Kvinna sitter ensam i ett konferensrum och jobbar på sin laptop
Mötesrum som används av en person är det allra vanligaste vid mötesrumsbokningar, en trend som dessutom ökar.

Självklart finns det situationer där man behöver bjuda in flera personer. Många tackar dock ja till möten per automatik, utan att riktigt tänka efter om det är nödvändigt att vara med. Använd därför gärna alternativen ”obligatoriskt” eller ”valfritt” i din inbjudan (om du använder Outlook, klicka på ”Till” framför textfältet). Det gör att mottagaren behöver fatta ett mer aktivt beslut.

Var smarta i hur ni planerar ert kontor och se över er möteskultur. Det finns garanterat många slantar och mycket tid att spara!

Den här artikeln är en del i vår serie om smarta arbetsplatser.

*Alla siffror som presenteras i artikeln grundas på användardata från hundratals företag i vår egenutvecklade statistikmjukvara Meetio Stats.

…På samma ämne


Funderar ni på att förbättra er mötesrumshantering?

Kontakta oss så berättar vi mer om lösningar som matchar just era behov.

  • Meetio is committed to protecting and respecting your privacy, and we’ll only use your personal information to administer your account and to provide the products and services you requested from us. From time to time, we would like to contact you about our products and services, as well as other content that may be of interest to you. If you consent to us contacting you for this purpose, please tick below to say how you would like us to contact you.You may unsubscribe from these communications at any time. For more information on how to unsubscribe, our privacy practices, and how we are committed to protecting and respecting your privacy, please review our Privacy Policy.By clicking submit below, you consent to allow Meetio to store and process the personal information submitted above to provide you the content requested.

Om författaren

Felicia Berglund

Digital Marketing Manager at Meetio.

Gillade du artikeln? Glöm inte att dela.

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of