Bokning av mötesrum på Wihlborgs huvudkontor

Så optimerade Wihlborgs sina mötesrum

Felicia Berglund Meetio

Att växa som företag är både spännande och utmanande – för många en skräckblandad förtjusning. Mitt i nöjet av ett lyckat företagande behöver du lösa en hel del problem när det kommer till personal, logistik och utrymmen. Ofta innebär expandering byte av kontor och andra företagslokaler för att kunna rymma allt. Lyckligtvis finns det andra företag som gått igenom liknande förändringar och som kan dela med sig av sina lärdomar. Därför har vi tagit hjälp av och ställt frågor till Anders Löwgren, IT-chef på Wihlborgs, som nyligen flyttat sitt huvudkontor till större lokaler i Malmö. Här berättar han om utmaningarna med att flytta en arbetsplats generellt och hanteringen av mötesrum specifikt!

Vilka är Wihlborgs?

Wihlborgs är ett fastighetsbolag i Öresundsregionen med fastigheter i Malmö, Lund, Helsingborg och Köpenhamn. Wihlborgs arbetar med att äga, förvalta i egen regi och utveckla kommersiella fastigheter. Bland kunderna finns såväl offentliga verksamheter som privata företag. I fastigheterna finns främst kontors-, butiks- samt industri- och lagerlokaler. Wihlborgs har också mark för framtida byggprojekt. Wihlborgs, som det ser ut idag, bildades 2005 och har cirka 180 anställda. De har kontor på alla fyra verksamhetsorterna, men huvudkontoret är beläget i Malmö.

Wihlborgs logo
Sedan juni 2018 är huvudkontoret i Malmö flyttat, om än bara ett par hundra meter. Anledningen till flytten var brist på utrymme och mötesrum. I deras gamla lokaler satt alla medarbetare på ett och samma plan, medan de i den nya fastigheten fått möjlighet att planera placeringen på två våningsplan. Målet med flytten var, förutom att möjliggöra mer plats, att skapa ett toppmodernt kontor!
Innan flytten hade Wihlborgs, likt många andra företag, problem med att frigöra ytor och rum att hålla möten i. Det hörde till vanligheten att alla mötesrum oftast var bokade och ett system för att avboka rum som inte behövdes, fanns inte riktigt på plats. Inför flytten stod Wihlborgs därför inför utmaningen att både planera fler utrymmen och att skapa ett mer hållbart system för rumsbokning.

Att flytta från mindre till större

Att byta kontor innebär som nämnt en del utmaningar både planeringsmässigt och logistiskt. För Wihlborgs inföll flytten dessutom under sommaren, vilket innebar en ytterligare press på logistiken, berättar Anders Löwgren:
– Vår största utmaning var att lyckas få allt på plats i tid. Eftersom vi ville flytta innan sommarsemestern hade vi väldigt kort tid på oss. För det första innebär sommaren en hel del semestrar och redan veckan efter flytten var det dags för ekonomiavdelningen att jobba med kvartalsbokslutet och då måste allting finnas på plats. Därför var tidsplanen tight och det adderade lite stress kan man säga!
För att underlätta logistiken använde sig Wihlborgs av en flyttfirma, men tog också beslutet att köpa in nya möbler till alla kontorsplatser för att inte behöva flytta med allt. Trots att flytten innefattar mycket logistik handlade det för Anders till stor del om att lösa IT-biten:
Anders Löwgren, Wihlborgs
Anders Löwgren, IT-chef
– När alla kommer in på kontoret och ska börja arbeta krävs det att alla system och kommunikationsanslutningar är på plats. Den biten är ganska knepig eftersom det är en förutsättning för att ens kunna arbeta.
Hur arbetade ni för att säkerställa det?
– Det krävdes framförallt planering för att se till att allt klaffade. Vi började i tid och hade resurser för att hantera de hinder vi stötte på längs vägen. För det gör man, allt går inte alltid som smort och då är det viktigt att ha tid för att hantera det.
Meetio Room utanför ett mindre mötesrum hos Wihlborgs
De ljusa och luftiga lokalerna hos Wihlborgs har flera mindre mötesrum som är enkla för medarbetarna att spontanboka.

Mötesrummen...

Wihlborgs hade vuxit ur sina gamla lokaler och framförallt var bristen på mötesrum stor. Men de nya lokalerna gav däremot helt nya möjligheter när det kom till utrymmen. Däremot måste också ett fungerande system användas för att kunna förvalta de nya rummen på ett effektivt sätt. Innan flytten fanns inte riktigt något sådant system på plats, berättar Anders:
– Vi bokade våra mötesrum i Outlook där alla rumsresurser fanns upplagda och för att visualisera bokningarna använde vi en mötesrumstavla. Från 2007... Så den hade i alla fall 10 år på nacken. Det stora problemet var att man bokade ett rum, men om mötet inte blev av så glömdes det också att bokas av. Tavlan lyste då rött och rummet såg därför upptaget ut ändå. Det innebar att de få rum vi hade, ibland stod oanvända trots att någon kanske behövde dem. Dessutom var det svårt att boka spontana möten med det gamla systemet. Ibland fick man sätta sig bland kontorsplatserna i brist på rum.

Hur hanterar ni mötesrummen idag?

– Vi bokar dem fortfarande i Outlook men vi har fler rum så det är mycket lättare att hitta ett eget. Sedan använder vi Meetios skärmar utanför mötesrummen och den stora tv-skärmen som har en kartvy över planlösningen, vilket underlättar för att boka ett spontanmöte.
Meetio View med kartvy hos Wihlborgs
Meetio View med kartvy över kontoret där du kan boka ett rum direkt på skärmen!

Hur fungerar skärmarna?

– Skärmarna utanför rummen, Meetio Room, lyser grönt, rött eller gult beroende på om rummet är ledigt, upptaget eller snart upptaget. Är det grönt kan du boka rummet på en gång. Dessutom kan du se när nästa möte i rummet är bokat. Meetio View visar samtliga mötesrum och gör det möjligt att direkt se vilka rum som är lediga eller inte baserat på vilken färg de har, vilket är väldigt smidigt.

Det viktigaste för Anders och Wihlborgs var att rumsbokningen efter flytten skulle vara så enkel som möjligt. Det är enligt Anders den största anledningen till att Meetio blev valet för dem:

– Det har helt klart varit en smart lösning och enkelheten jämfört med de gamla skärmarna är slående. För mig som IT-chef har implementeringen varit central och även den var enkel med Meetio. Allting sköts från en molnbaserad admincentral där vi knappade in enheternas serienummer och kan sedan ändra inställningar och lägga till nya enheter utan att behöva vara på plats, vilket underlättar. Dessutom är plattorna snygga och estetiskt tilltalande att ha framme. Ytterligare en fördel är att man kan få statistik på hur rummen är belagda.

Vad har varit den största skillnaden för dig och dina kollegor?

– För mig har den största skillnaden varit enkelheten, men också supporten. När frågor har dykt upp längs vägen, vilket det alltid gör, har jag haft Meetios support att vända mig till och den har varit jättebra. För mina medarbetare har det generellt underlättat rumsbokningen, mycket på grund av den snabba överblicken vi fått. Sedan det faktum att rummen blir lediga automatiskt om du inte checkar in på ditt möte inom 15 minuter underlättar också en hel del.

För er som också ska flytta

Avslutningsvis har vi frågat Hans Andersson, affärsutvecklare på Wihlborgs om vilka råd han skulle vilja ge andra som planerar att flytta till nya, alternativt större lokaler? Vad är viktigt att tänka på generellt?

– Ta hjälp av en arkitekt som ritar upp förslag till er baserade på framtida lokaler. Antal kvm/person kan skilja en del beroende på hur modern eller gammal fastigheten är – ju nyare desto effektivare brukar det vara. Generellt så brukar företag vara försiktiga och flyttar ofta till nya lokaler som snabbt blir för trånga. Äldre fastigheter är svårare att anpassa efterhand. Försök att få in sociala ytor där spontana möten mellan människor enkelt kan uppstå.

Och specifikt hur bör man tänka kring hanteringen av rum? Hur visste ni hur många mötesrum ni behövde?

– Det är väldigt olika beroende på hur mötesintensivt företaget är. Ett sätt att analysera behovet är att gå igenom era kalendrar och sammanställa hur många möten ni har per vecka och hur många personer ni är i resp. möte – vad är det största rummet ni behöver och hur ofta behöver ni det? Kanske kan detta möte hållas i lunchrummet eller finns det gemensamma ytor i bottenvåningen som ni kan hyra vid behov? Sedan rekommenderar jag att ha flera mindre rum för telefonsamtal eller fokusarbete. Några rum för 2 personer och några för 4 personer. Telefonrum & fokusrum behöver inte vara bokningsbara. Det finns numera flyttbara telefonhytter som man kan hyra och därmed slippa göra fasta ingrepp i lokalen – också bra att stoppa in om behovet ökar.
Meetio Room hos Wihlborgs
Meetio Room utanför alla mötesrum på Wihlborgs huvudkontor.
Röd Meetio Room-skärm utanför upptaget rum hos Wihlborgs

Nyfiken på hur din organisation kan hantera rumsbokningar smartare?


Boka en gratis demo!
Blinkande Meetio Room

Gillade du artikeln? Glöm inte att dela.