Kvinna håller en mugg som det står Like a Boss på

Möten som strategiskt verktyg – ur en ledares perspektiv

Meetio Meetio Leave a Comment

Varför har vi så många dåliga möten och vad kan man göra åt det? I gr8 meetings andra gästpost för Meetio kommer här deras operativa VD och strategiska rådgivare, Helene Arvidsson, att dela med sig av sina erfarenheter och bästa tips för att göra möten till ett verkligt strategiskt verktyg. Helene har i många år arbetat som chef inom bl.a. hotellbranschen där möten och att skapa en god möteskultur hela tiden varit en central del i hennes ledarskap.

Dåliga möten – varför finns de?

Hur kommer det sig att så många chefer och ledare tillåter dåliga möten som stjäl en massa tid, leder till ineffektivitet och skapar en sämre arbetsmiljö? Å ena sidan tänker jag att det är ett tecken på att vi är flockdjur – vi vet att vi borde göra något åt det, men det är lättare att fortsätta göra som alla andra ett tag till... Å andra sidan tror jag det finns en problematik i att det alltid är ”någon annans” möten som är dåliga och inte ens egna. De flesta jag har mött vill gå på bättre möten, men tycker inte att de egna mötena behöver förbättras nämnvärt.

Trots att 50-80% av chefers arbetstid består av möten, är det få organisationer som har mötesledarutbildningar eller möteskompetens på schemat i sina ledarskapsutbildningar. Jag kan inte låta bli att fundera över hur det kommer sig att alla tar för givet att chefer ska kunna leda möten utan att ha en enda timmes utbildning. För att få tillgång till ett affärssystem tilldelas vi ofta två dagars utbildning. Men att slösa med andra människors tid och företagets resurser och kalla det för ett möte verkar vara helt okej.

Kvinna som håller i en mugg som det står Like a Boss på

Hur ska man kunna leda möten som ett proffs om man inte fått någon utbildning i det?

Kompetensutveckling och delaktighet är nyckeln till framgång

En bra möteskultur är enligt min uppfattning en ledningsfråga. Det handlar om att skapa en god kultur kring möten och då är det avgörande att medarbetarna är med på tåget. Precis som med vilket styrdokument eller policy som helst, så handlar det om att involvera och skapa delaktighet. Om vi inte förstår värdet i en process eller varför vi förväntas göra något, kommer vi sannolikt inte att göra det.

På min förra arbetsplats kartlade vi den kompetens vi behövde för att kunna planera och genomföra bra möten. Vi jobbade med frågor som: Hur skapar vi energi i ett möte? Hur skapar vi delaktighet? Hur väljer jag mötesmiljö och möblering? Hur sätter jag ett bra syfte och mål med mötet? Hur förbereder jag mig inför ett möte? Hur skapar jag en bra agenda? Genom att utbilda oss inom dessa frågor fick vi otroligt bra resultat i såväl möteseffektivitet som tidsbesparing.

Strukturera dina möten

För att undvika att tid och pengar äts upp av möten utan resultat, behövs en mötesstruktur som en del av den övergripande mötesstrategin. En tydlig mötesstruktur kan göra möten till ett värdefullt strategiskt verktyg för att implementera t.ex. förändringar, koncept, feedback och värderingar. Här är några konkreta tips:

  • Kategorisera dina möten utefter företagets affärsplan, t.ex. om mötet är kommersiellt, operativt, kvalitet- eller serviceinriktat etc.
  • Bestäm vad syftet och det förväntade resultatet ska vara för varje typ av möte.
  • Bestäm vilka som ska delta på resp. möte och hur långa mötena ska vara. Vissa möten behöver kanske inte vara mer än 10 minuter, medan andra behöver en timme eller mer.
  • Sätt relevanta namn på mötena! Möten som heter t.ex. ”chefsgruppsmöte” eller ”måndagsmöte” säger ju ingenting om vad mötet faktiskt ska handla om, bara vilka som deltar eller vilken veckodag det hålls på. Välj istället namn som beskriver vad mötet handlar om.
Helene Arvidsson

Helene Arvidsson.

Min absoluta key learning är att våga ta hjälp. Som chef och ledare är det ibland svårt, men enligt min erfarenhet är det smart. 🙂

För dig som vill läsa mer så finns jag på Linkedin och www.gr8meetings.se.

Varmt lycka till med dina möten!

/Helene

Gillade du artikeln? Glöm inte att dela.

Leave a Reply

avatar
  Subscribe  
Notify of