Thinkin of a master plan

Hur bygger du upp den bästa arbetsplatsen?

Felicia Berglund Arbetsplats Leave a Comment

Är du ansvarig för att planera om en arbetsplats? Eller står du och ditt företag inför en stundande flytt? Då har du hamnat helt rätt. Att planera och designa en arbetsplats är något av en konstform. Trots att allt inte fungerar för alla och att viss anpassning krävs, finns det vissa faktorer du helt enkelt inte får missa. För att hjälpa dig se till att arbetsplatsen blir så inspirerande som möjligt och att ingenting faller mellan stolarna (både bokstavligt och bildligt talat), har vi satt ihop den här guiden om hur du skapar den bästa arbetsplatsen.

Svarta bokstäver på en vit vägg där det står thinkin of a master plan

Utrymmen

Beroende på var i processen din roll börjar, kommer du att ha mer eller mindre påverkan över vilka utrymmen ni kommer att verka i. I vissa fall kommer du inte att ha någon kontroll alls och din utgångspunkt blir bestämd åt dig. Medan i andra fall kanske kontoret byggs upp efter din inrådan. Oavsett utgångsläge är det viktigaste att veta vilka du ska planera kontoret för. Varför kanske du undrar? Jo, hur ett kontor eller en arbetsplats ser ut bör nämligen ligga i linje med vad det är för verksamhet, vilka mål verksamheten strävar mot, vilka behov verksamheten har och framför allt, vilka aktiviteter som kommer att utföras där.

På senare år har öppna kontorslandskap och friare placering blivit mer och mer populärt. De flesta av oss jobbar inom informationsintensiva bolag där samarbeten och möten blivit en allt större del av våra arbetsdagar. Därför behöver kontoren också möta de behoven.

Tips!

  • Skapa en lista över vad som utförs på arbetsplatsen – vilka uppgifter löser medarbetarna dagligen? Fundera över vilka funktioner och typer av utrymmen som behövs och inte. Arbetar ni 100% digitalt kanske inte ett stort skrivarrum/pappersförråd är nödvändigt. Däremot en avdelning där telefonsamtal kan göras ostört genom telefonbås eller flera små mötesrum. Jobbar denna arbetsplats mycket tillsammans? Se då till att gemensamma ytor finns, t.ex. så kallade "breakouts" där man kan sätta sig ner tillsammans.
  • Fixa mötesrum! Men igen, se till att du vet vilka du planerar för. Fråga de som ska flytta in på kontoret, eller dina kollegor, om hur mycket möten de har och hur många som brukar delta i mötena. Planera sedan mötesrum efter det. Eller om ni använder ett rumsbokningssystem, så finns det ibland tillgång till rumsanvändningsstatistik som är utmärkt att planera efter. Detta eftersom du då får data på hur rummen faktiskt används. Enligt vår insamlade data består de vanligaste mötena av 1-4 deltagare. Vilket bland annat kan indikera att det är fler, mindre rum som behövs istället för ett fåtal stora.

Läs mer:

Utnyttja kontorsytor och arbetstid med finess

Vad är fokusrum och varför ska du använda dem?

Det kan finnas något för alla i en 'aktivitetsbaserad' arbetsplats

Modernt kontor med öppen planlösning i industristil

Ljussättning

Vad gäller ljussättning finns det lite mer handfasta principer att förhålla sig till. Vi behöver nämligen bra ljussättning och det är bevisat att dåligt ljus påverkar arbetskapaciteten. Det finns även starka länkar mellan ljussättningen och ergonomin. När vi inte ser bra tenderar vi att först kisa med ögonen och böja oss framåt innan vi tänder lampan...

Belysningen bör vara klar men inte bländande. Därför kan till exempel spotlights vara smart som taklampor. Men utöver det är det viktigt att se till att varje arbetsplats också har tillgång till bra belysning. Det kan till exempel innebära att installera skrivbordslampor. När det gäller ljussättning kommer det vara svårt att tillfredsställa alla, speciellt om det handlar om ett stort kontor. Men tillgång till egen belysning vid skrivbordet ger i alla fall medarbetare en möjlighet till kontroll, vilket brukar uppskattas.

Tips!

  • Anpassa ljuset till platsens syfte. Om det handlar om ett skrivbord eller en rastplats bör ljuset illustrera skillnaden. Tillåt rastplatsernas ljussättning att vara dovare, till exempel.

    • Om du har möjlighet att släppa in dagsljus – gör det! Det är alltid det bästa ljuset.

    • Om du är osäker på vad en arbetsplats måste ta hänsyn till när det kommer till ljussättning finns det en checklista här.

    Inredning

    Inredning är väldigt viktigt för att skapa en inspirerande arbetsmiljö. Men trots det är det många arbetsplatser som misslyckas med det. Och vi kan inte tjata nog om detta  men allt hänger på verksamheten. Inredningen likt allt annat bör spegla vilket bolag som sitter i lokalerna och vad de har för kultur. Det är trots allt de eller ni som ska trivas där sedan.

    En sak som du inte kan göra fel med och som faktiskt påverkar både stämningen och arbetsinsatsen i lokalen är växter. De ökar inte bara kreativiteten utan renar faktiskt luften samtidigt. Ställ frågan till medarbetarna om vad de gillar för växter  se bara till att de är lättskötta!

    Tips!

    • En uppskattad bonus brukar vara att tillåta medarbetare att ta med egna saker för att inreda sin egen plats. Det skapar en mer mottaglig miljö och får oss att känna oss mer hemma. Obs! Detta blir såklart krångligt att tillämpa vid fri placering eller "clean desk policys".

    Hörna av ett kontor med bokhylla i trä och grönväxter på hyllplanen
    • Tänk på gäster. Är ni ett bolag som tar emot mycket besökare bör inredningen ta hänsyn till det. Underskatta inte betydelsen av "det första intrycket".

    Läs mer:

    Hur du välkomnar besökare till kontoret på bästa sätt

    Teknik

    Idag är integrationen av teknik väldigt viktig för att skapa en bra arbetsplats, då det kan underlätta väldigt mycket. Det viktigaste här är att se tekniken som en metod för att förbättra arbetsplatsen. I många fall är det nämligen lätt att snöa in sig på teknik och närma sig den från fel håll. Tekniken ska anpassas efter dina behov, inte tvärtom.

    Det finns flera olika anledningar till varför teknik är essentiellt för att skapa den bästa arbetsplatsen idag. En av dem är mobilitet. Med hjälp av teknik behöver du inte vara bunden till ditt skrivbord. Genom att till exempel använda laptops och molntjänster slipper dina medarbetare vara knutna till en och samma plats hela tiden. En annan anledning är samarbete. Det finns en mängd olika tekniska verktyg som underlättar och förgyller olika möten och sammankomster. Du kan till exempel ha möten på distans eller använda skärmar för att illustrera det du behöver. En tredje anledning till att använda teknik är för själva miljön. Du kan nämligen ta hjälp av den för att säkerställa en bra ljud- och ljusmiljö, smart ventilation och varför inte digital skyltning?

    Tips!

    • Tipset här är likt många av de andra. Se till att anpassa tekniken efter vilka som arbetar i lokalerna. Om det är ett företag som har mycket distansmöten, är teknik som stödjer just det viktig.
    • Genom att analysera vilka det är som ska jobba där, kan du också säkerställa att tekniken jobbar för dem och inte tvärtom. Som tidigare nämnt är teknikens syfte att förenkla!

    Läs mer:

    Mobiloptimering: Så ser du till att ditt kontor är up-to-date

    Checklista för konferensrumsutrustning

    Stärk ditt varumärke med digitala bokningsskärmar

    Att bygga och planera en arbetsplats är speciellt. När du till exempel gör detsamma med ett hem får det gärna ta sin tid och växa fram. Medan en arbetsplats ska vara färdig och fixad på en begränsad tid. Det viktigaste du kan ta med dig är att ingen lösning är universell. Skapa stöd för dina beslut genom att fråga dem som ska använda kontoret. På det sättet kommer du allra närmast en ultimat arbetsplats.

    Den här artikeln är en del i vår serie om smarta arbetsplatser.


    Vill du få mer tips på hur du skapar ett grymt kontor?

    Kontakta oss så berättar vi mer!

    • Meetio is committed to protecting and respecting your privacy, and we’ll only use your personal information to administer your account and to provide the products and services you requested from us. From time to time, we would like to contact you about our products and services, as well as other content that may be of interest to you. If you consent to us contacting you for this purpose, please tick below to say how you would like us to contact you.You may unsubscribe from these communications at any time. For more information on how to unsubscribe, our privacy practices, and how we are committed to protecting and respecting your privacy, please review our Privacy Policy.By clicking submit below, you consent to allow Meetio to store and process the personal information submitted above to provide you the content requested.

    Om författaren

    Felicia Berglund

    Digital Marketing Manager at Meetio.

    Gillade du artikeln? Glöm inte att dela.

    Leave a Reply

    avatar
      Subscribe  
    Notify of