Lila väggar på HSB Götas huvudkontor

Så jobbade HSB för att förenkla sina rumsbokningar

Felicia Berglund Meetio

Stora organisationer möter givetvis en hel del utmaningar i sitt arbete. Framförallt kräver större organisationer en högre nivå av struktur. I takt med att en verksamhet växer i antal anställda, underlättas ofta hanteringen med hjälp av olika standarder och system för saker och ting. HSB Göta är en ekonomisk förening inom HSB med runt 300 anställda och med huvudkontor i Jönköping och platskontor i bland annat Borås, Halmstad och Värnamo. De har tacklat utmaningen som många större organisationer möter – att hantera mötesrumsbokningar. Vi har haft nöjet att intervjua Marcus Johansson, IT-samordnare på HSB Göta som här berättar om vikten av en enkel rumsbokning och hur de löste det.

Vilka är HSB?

Du har säkert hört talas om HSB förut. Det är nämligen Sveriges största bostadskooperation som sysslar med planering, byggande och förvaltande av bostäder runtom i hela landet. Det är en medlemsägd organisation vars uppdrag är att tillsammans med sina medlemmar skapa det goda boendet. HSB är aktiva i hela Sverige och har därför logiskt delats in i olika regioner. Varje region blir därför även dem stora organisationer. En av dem är HSB Göta, en ekonomisk förening med 28 000 medlemmar och cirka 300 anställda.

HSB logo
HSB Göta är en organisation som ägnat både tid och flit på att utforma ett snyggt och effektivt kontor. Faktum är att huvudkontoret i Jönköping blev nominerat i Lokalnytts tävling Sveriges Snyggaste Kontor 2018 – och det är lätt att förstå varför. I utformningen av ett kontor finns dock fler utmaningar än de estetiska. För HSB Göta har det till stor del handlat om att implementera ett rumsbokningssystem som andas enkelhet.

Varför behöver rumsbokning vara enkelt?

I informationsintensiva organisationer är möten ofta en stor del av vardagen och i takt med att en organisation växer, ökar också antalet möten. I den här processen är det viktigt att implementera ett system för mötes- och rumsbokning för att lyckas organisera allas olika scheman och fördela de rum som finns i lokalen. För HSB Göta räckte det dock inte med att bara implementera ett system, berättar Marcus:
– Tidigare bokade vi rum via Outlook där användarna fick stämma av ledighet av rum genom det. Det blev dock ofta rörigt med vem som hade bokat vad och anställda satte sig i olika mötesrum utan att stämma av bokningar. Det fungerade helt enkelt inte som det skulle.
Marcus Johansson, HSB Göta
Marcus Johansson, IT-samordnare
Ett rumsbokningssystem behöver alltså uppfylla lite fler krav än att bara finnas på plats. För att få hela personalstyrkan att faktiskt använda systemet och dessutom göra det på rätt sätt, kräver att systemet är extremt enkelt. Är det inte det blir resultatet nästan alltid att det antingen inte används alls eller att det används fel, vilket var fallet för HSB Göta. För att lösa det här problemet bestämde de sig för att testa Meetio. Beslutet grundade sig på några noggrant eftertänka kriterier, förklarar Marcus:
– För oss var det allra viktigast med ett tydligt och enkelt gränssnitt. Dessutom var det ett måste att det skulle fungera tillsammans med direktbokningar från Office 365.
Lila väggar på HSB:s kontor
Från HSB Götas huvudkontor.

Vägen mot en enklare vardag

Tillsammans med Meetio har HSB Göta nu gett sig ut på en resa där målet är ett enkelt rumsbokningssystem som faktiskt används av hela personalen. Hittills har de inte stött på några problem när det kommer till att introducera systemet för medarbetarna:
– Det har gått väldigt lätt och smidigt. De enkla och tydliga gränssnitten har uppskattats av alla användare. Responsen vi har fått från personalen har hittills bara varit positiv och det har generellt underlättat många av de hinder som fanns på arbetsplatsen sedan tidigare, berättar Marcus.

Hur fungerade den fysiska installationen?

– Det var i det stora hela en väldigt enkel installation. Plattorna har ett bra och stabilt fäste och var lätta att sätta upp. Eftersom vi höll på att bygga ett nytt kontor så kunde vi förbereda kabeldragningen inne i väggarna, vilket förenklade en hel del. Det var väldigt bra med PoE-stöd också.
Meetio Room screen at HSB Göta

Meetio Room utanför ett mindre mötesrum hos HSB Göta.

Enkelheten i ett rumsbokningssystem avgörs inte bara av hur lätt det är för personalen att boka och avboka rum, utan också hur mycket arbete som krävs av personerna som ska underhålla systemet, nämligen IT-avdelningen. Därför frågade vi Marcus hur mycket tid de lägger på att hantera Meetio och hur själva hanteringen fungerar – om de gör det själva eller tar hjälp av en serviceorganisation:

– Nu när funktionen är i drift så lägger vi inte alls mycket tid på Meetio. Om det eventuellt uppstår ett behov av support så hanteras det av oss på IT-avdelningen. Men, produkten är ju väldigt enkel och genererar ingen direkt support.

Hur använder ni Meetio för att optimera rumsanvändningen och rumstillgängligheten?

– Vi har inte hunnit testa alla funktioner som Meetio erbjuder ännu. Men vi har planer på att testa check in-funktionen. Vi har aktiverat funktionen för statistik och tänker att vi i framtiden kommer kunna använda den för att optimera användningen av våra rum.

Har Meetio lyckats uppfylla era krav på enkelhet?

– Absolut, enkelheten hos Meetio är helt klart det bästa. Vi har inte heller stött på några direkta hinder så det är svårt att rapportera dåliga sidor hos systemet i det här läget. Men enkelheten är verkligen talande för Meetio.

Innan du sätter igång - HSB:s checklista

För att hjälpa andra som också har problem med sina rumsbokningar, har Marcus här gett oss sina bästa tips på vad du ska tänka på innan du implementerar ett nytt system:

  • Kontrollera era behov av funktioner: olika kontor kommer att behöva olika saker. Hur många ni är, hur stort kontoret är och hur många mötesrum det finns, påverkar vad ni behöver få ut av ett rumsbokningssystem.
  • Avsätt tid för implementation och uppsättning: det går aldrig att veta den exakta tiden det kommer ta och vilka utmaningar som kan dyka upp längs vägen. Dels ska själva systemet installeras och dels ska det kommuniceras till användarna. Stressa inte och se till att ni kan genomföra implementationen i lugn och ro.
  • Se över integrationen mot andra system: beroende på om ni har existerande system på plats som behöver integreras mot rumsbokningssystemet, kan ni behöva undersöka i förväg hur enkelt gjort det är och vad för resurser det kan komma att kräva.
Meetio Room at HSB Göta
Meetio Room utanför ett av de mindre mötesrummen.
Konferensrum på HSB Göta

Nyfiken på hur din organisation kan hantera rumsbokningar smartare?


Boka en gratis demo!
Blinkande Meetio Room

Gillade du artikeln? Glöm inte att dela.